Documento di Trasporto: normativa, digitalizzazione, conservazione. La svolta digitale PEPPOL

da Emiliano Minella | Apr 17, 2023 | documenti di trasporto, Peppol

Indice

• Digitalizzazione del ciclo dell’ordine
• SKYNET/VERTERON – strumento e integrazione
• Normativa documento di trasporto
• Vantaggi nei processi aziendali e negli adempimenti obbligatori
• Standard tecnici documento di trasporto digitale aka “Despatch Advice”
• Conservazione documenti di trasporto
• Tempistiche e modalità conservazione sostitutiva
• Firma dei DDT
• SKYNET/VERTERON – accreditamenti

Digitalizzazione del ciclo dell’ordine

La corretta digitalizzazione del ciclo dell’ordine è stata una sfida tecnico/normativa non banale che ha richiesto sia l’armonizzazione tecnica dei documenti fiscalmente rilevanti già dematerializzati, ordini (Nso) e fatture (Sdi), che la conoscenza allargata di tutta la normativa coinvolta che spazia dai decreti del MEF al Codice Amministrazione Digitale (CAD) alle linee guida AgID a provvedimenti e circolari AdE, alla normativa GDPR vigilata dal Garante Privacy.

Grazie a una rigorosa reingegnerizzazione del processo il “nuovo” ciclo dell’ordine dematerializzato apporta maggiore efficienza, rapidità ed economicità delle fasi di verifica e riconciliazione ordine/bolla/fattura.
Sono tre gli elementi che differenziano la nostra soluzione rispetto ad altre note del settore; il primo è che nel rapporto tra distributore e farmacia non si introducono terze parti che potrebbero venire a contatto con le informazioni commerciali contenute nei DDT elettronici, che sono veicolati esclusivamente tramite rete sicura Peppol come previsto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID); il secondo è che sia il distributore che la farmacia possono scegliere liberamente i rispettivi provider Peppol accreditati ufficialmente sulla rete disciplinata dallo Stato quindi sicura e vigilata che significa che ogni distributore dotato di un identificativo Peppol è potenzialmente già in grado di emettere DDT elettronici senza costi aggiuntivi di accreditamenti/contratti con terze parti; il terzo è che anche il conservatore può essere scelto liberamente e sia dal distributore che dalla farmacia indipendentemente dal provider utilizzato.

La soluzione implementata in Skynet/Verteron per la gestione dei DDT elettronici è orientata al settore delle farmacie/holding/distribuzione/industria e opera con accreditamenti diretti a norma di legge, senza terze parti, offrendo elevatissimi standard di sicurezza e riservatezza delle informazioni trattate nelle fasi di trasporto, notifica, visualizzazione, firma e conservazione, come già avviene per le fatture via Sdi e gli ordini via Nso sollevando i fruitori da ogni onere tecnico/amministrativo che per fare un esempio concreto significa liberare definitivamente spazi di magazzino dedicati ai “faldoni” di documenti cartacei.
Ha contribuito all’approfondimento normativo l’Avvocato Luigi Foglia dello Studio Lisi esperto in diritto dell’informatica e privacy, hanno partecipato all’implementazione della soluzione lo Studio Bacigalupo Lucidi / Sediva e lo Studio Brunello esponenti storici ed autorevoli del settore della farmacia, le principali Holding di farmacie come Hippocrates Holding S.p.A e distributori intermedi come Guacci Spa che hanno scelto di adottare soluzioni tecnologiche all’avanguardia conformi ai nuovi standard normativi e con un elevatissimo grado di fruibilità e diffusione su tutta la filiera.

Skynet/Verteron – strumento e integrazione

Le esperienze maturate con la fatturazione elettronica (Sdi) e con l’ordine elettronico (Nso) soprattutto per gli operatori economici che producono e/o ricevono grandi quantità di documenti fiscali hanno messo in luce due parole chiave: strumento e integrazione.

• Lo strumento inteso come componente software deve assolvere al suo compito in modo semplice ed efficace senza aumentare la complessità gestionale dell’impresa.
• L’integrazione è l’ingrediente segreto affinché lo sforzo tecnologico dello strumento sia realmente efficace e porti beneficio ed innovazione all’impresa.
• La piattaforma è integrata via webservice nei principali software gestionali di farmacia per offrire il massimo grado di interoperabilità.
• Creazione identificativo Peppol della farmacia valido per invio/ricezione a norma di legge di tutti i documenti elettronici: eDDT / ordini / fatture.
• Accesso al portale Skynet/Verteron dei partner (Studi Professionali, Distributori, Tariffatori, Holding di Farmacie) per consultazione e copie di cortesia di eDDT/ ordini / fatture (per tutta la durata del servizio).
• Ricezione dei DDT dei fornitori multi formato (Xml, Csv, Pdf, ecc…)
• Creazione di un certificato di firma elettronica qualificata (necessario per chi emette eDDT).
• Conservazione a norma di legge dei DDT multi formato (Xml, Csv, Pdf, ecc…) che riportino le informazioni minime essenziali previste dalla normativa.

Normativa documento di trasporto

Prima di approfondire la normativa riepiloghiamo i principali elementi;

• il DDT non deve obbligatoriamente accompagnare le merci;
• Il DDT può essere trasmesso anche telematicamente al cessionario (tramite email, pec, etc.) ma comunque entro il giorno in cui è iniziato il trasporto;
• il DDT non ha obblighi fiscali di sottoscrizione (firma) da parte del cliente;
• il DDT prodotto come documento informatico può anche essere in un formato strutturato e quindi elaborabile dai sistemi informativi (xml, txt, ecc…);
• il DDT può anche essere sostituito con l’avviso di spedizione merce telematico, ad esempio tramite rete Peppol, denominato “Despatch Advice” (Desadv).

Il Documento di trasporto o DDT, introdotto in sostituzione della bolla di accompagnamento (la cui obbligatorietà è stata abrogata con il Dpr 14 agosto 1996 n° 472), viene emesso per giustificare il trasferimento di un bene fisico da cedente a cessionario attraverso il trasporto dello stesso, sia che lo stesso venga effettuato in conto proprio dal mittente o dal destinatario, sia che lo stesso venga affidato ad un trasportatore.

Sottolineandone le differenze con la bolla di accompagnamento, la circolare 11 ottobre 1996, n. 249/E ha chiarito al paragrafo 2 che il DDT non deve obbligatoriamente viaggiare con la merce, deve essere emesso in duplice copia, una per il cedente e una per il cessionario, non presenta vincoli di forma, né di tracciato, né di dimensioni e può essere spedito nel giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni oltre che tramite servizio postale, anche a mezzo corriere oppure tramite gli strumenti elettronici che consentono la materializzazione di dati identici presso l’emittente e il destinatario.

Rientrano nella categoria dei documenti di trasporto tutti i documenti idonei a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione fiscalmente rilevante: la stessa Agenzia delle Entrate, con la risoluzione 36/E del 2006, ribadendo quanto già precedentemente affermato con la circolare n. 225/E del 1996, ricorda che, sulla base di quanto previsto dall’art. 21, comma 4, del dpr 633/72, “è equiparato al DDT qualsiasi altro documento avente lo stesso contenuto previsto per il DDT ad esempio, la nota di consegna, la lettera di vettura, la polizza di carico, (…)”.

Il comma 3 dell’articolo unico del Dpr 472/96 stabilisce che il DDT dovrà indicare almeno la data operazione, il numero progressivo, le generalità del cedente, del cessionario, dell’eventuale vettore, nonché la puntuale descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni ceduti.
Sempre con Circolare 36/E 2006, L’Agenzia delle Entrate ha anche chiarito che il DDT deve indicare “almeno le generalità del primo incaricato del trasporto”, il quale, però, “non è tenuto ad eseguire ulteriori annotazioni” sul DDT medesimo. Il documento di trasporto, quindi, dovrà essere completo di ogni elemento obbligatorio sin dall’origine, senza che né il soggetto emittente né i successivi soggetti riceventi siano tenuti ad eseguire sul DDT ulteriori annotazioni.

Di recente, con la propria Circolare 8/E del 3 aprile 2020, l’Agenzia ha poi ricordato come con la soppressione dell’obbligo della bolla di accompagnamento, il documento di trasporto abbia assunto una funzione prettamente contabile, oltre che di strumento idoneo a superare le presunzioni di cessione e di acquisto di cui al D.P.R. 10 novembre 1997, n. 441.
Il DDT è un documento avente rilevanza fiscale e a fini IVA e, in determinati casi, la sua emissione diventa obbligatoria; nello specifico, l’emissione del DDT è obbligatoria in caso di fatturazione differita o in caso di movimentazione della merce non destinata al trasferimento di proprietà (ad esempio, in caso di omaggio, conto visione, conto vendita, reso e così via oppure trasferimento tra due sedi della stessa azienda avente partita IVA unica).

La stessa Agenzia ha anche ribadito che i DDT sono i documenti principali, seppure non unici (si veda l’articolo 21, comma 4, lettera a), del D.P.R. n. 633 del 1972), su cui poggia l’emissione delle fatture c.d. “differite”, ossia emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni in esse dettagliate.
La conservazione di questi documenti è obbligatoria per 10 anni (art. 2220 Codice Civile), ai fini fiscali fino al termine dei possibili accertamenti.

Vantaggi nei processi aziendali e negli adempimenti obbligatori

Sebbene attualmente non sussista alcun obbligo né di emissione DDT elettronici né conseguentemente di conservazione va considerato che sia la normativa che “la tecnica” consentono di avvalersi in modo efficace di una conservazione anche solo digitale dei documenti di trasporto sia partendo da un documento analogico (cioè cartaceo), ma anche partendo da un documento informatico.

I vantaggi che si possono ottenere da una corretta integrazione nei software e nei processi dell’impresa trascendono la necessità di ottemperare o meno ad eventuali obblighi di legge, considerato che con la digitalizzazione delle fatture (Sdi), degli ordini d’acquisto (Nso) e dei documenti di trasporto (Peppol) l’operatore economico può disporre di tre “documenti informatici” perfettamente interoperabili.
Questo significa che, dalla prospettiva gestionale/operativa, possono essere mutuamente riconciliati in modo automatico, riducendo sensibilmente il rischio di errori e consentendo una gestione unificata della “triade” citata, con evidenti vantaggi sia in termini di gestione che controllo.

Standard tecnici documento di trasporto digitale aka “Despatch Advice”

L’Agenzia per l’Italia Digitale nel marzo di quest’anno ha avviato una consultazione pubblica, conclusa con successo, per adottare uno specifico tracciato Peppol denominato Despatch Advice (ovvero avviso di spedizione) per il Documento di Trasporto elettronico e già da agosto AgID e Peppol hanno messo a disposizione le specifiche tecniche di quello che è a tutti gli effetti un formato europeo comune.
Il Despatch Advice 3.1 consente di includere nel DDT digitale tutte le informazioni obbligatorie tipiche del DDT cartaceo tradizionale secondo la normativa italiana vigente e prevede anche la possibilità di implementare la riconciliazione automatica del DDT elettronico con l’ordine e la fattura elettronici corrispondenti, grazie all’esistenza di appositi campi ad hoc.

Conservazione documenti di trasporto

Chiarito dunque che il documento di trasporto è un documento fiscalmente rilevante che va obbligatoriamente conservato almeno per 10 anni salvo contenziosi o verifiche che richiederebbero la conservazione fino alla conclusione del procedimento e considerato che non sussiste alcun obbligo generalizzato di utilizzo del documento di trasporto digitale, l’operatore economico può assolvere l’adempimento sia conservando il cartaceo che digitalmente nei seguenti modi.

Conservazione sostitutiva di DDT cartacei

• In questo scenario l’azienda cedente adotta procedure tradizionali e consegna la merce al cliente stampando su carta il documento di trasporto.
• Sarà possibile trasferire le immagini digitali dei DDT periodicamente, per esempio semestralmente oppure annualmente nel sistema di conservazione.
• All’esito del processo di conservazione, una volta provveduto all’acquisizione dei metadati obbligatori (cioè i descrittori digitali degli elementi salienti del documento) come indicato nell’allegato 5 delle linee guida AgID, sarà possibile eliminare il supporto cartaceo e conservare unicamente il documento digitale così come previsto dal DMEF 17 giugno 2014 che all’art. 4 richiede la firma elettronica qualificata della copia per immagine di documento in origine analogico.

Conservazione di DDT digitali

• In questo scenario l’azienda cedente adotta procedure innovative e consegna la merce al cliente producendo il documento di trasporto – come documento informatico – in formato non strutturato (PDF) oppure in formato strutturato (XML) e lo trasmette telematicamente al cliente tramite canali dedicati come ad esempio la rete Peppol oppure altri sistemi quali Email o Pec purché il sistema di trasmissione sia in grado di produrre e conservare i “file di log” atto a comprovare inequivocabilmente il momento esatto in cui si è svolta la trasmissione e la ricezione, il soggetto trasmittente, il soggetto ricevente, ecc…
• Periodicamente, per esempio semestralmente, oppure annualmente, i DDT prodotti come “documenti informatici” vengono trasferiti nel sistema di conservazione, al fine di poter essere conservati unicamente in formato digitale.
• Ai fini della conservazione sostitutiva, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito nella Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 l’ammissibilità a conservare in digitale i documenti di trasporto senza che questi siano stati firmati dal cliente.

Tempistiche e modalità conservazione sostitutiva

I documenti di trasporto, una volta digitalizzati, dovranno essere considerati a tutti gli effetti “documenti informatici” cioè “[…] rappresentazioni informatiche di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” secondo quanto definito nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) D.lgs. 7 marzo 2005, n.82.
Secondo quanto previsto dalla normativa il “documento informatico” dovrà obbligatoriamente essere conservato mediante un sistema di conservazione a norma così come previsto dall’art. 43 del D.Lgs 82/2005 e dalle regole tecniche contenute nel DM economia e finanze del 17 giugno 2014 e dalle Linee Guida su formazione, gestione e conservazione adottate da AgID.

Relativamente alle tempistiche di conservazione, i documenti di trasporto dovranno essere versati in conservazione entro 3 mesi dal termine ultimo per l’invio delle dichiarazioni aventi ad oggetto le prestazioni oggetto dei DDT da conservare.
I documenti di trasporto dovranno poi essere conservati ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile, per 10 anni dalla data della loro emissione mentre ai fini fiscali, ai sensi dell’art. 39 del D.P.R. 633/72, tali documenti dovranno essere conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.

Firma dei DDT

Se per i DDT cartacei la Circolare AdE 36/E 2006 ha chiarito che sotto il profilo fiscale non è richiesta alcuna sottoscrizione (firma). Diversamente i DDT emessi in formato elettronico andranno sempre firmati digitalmente dal soggetto che li emette (il cedente) o da altro soggetto in suo conto (ad esempio lo spedizioniere per conto del cedente o altro intermediario delegato) come richiesto dalle norme sulla formazione del “documento informatico” fiscalmente rilevante, al fine di garantire integrità e provenienza del documento stesso come richiesto dai requisiti del DMEF del 17 giugno 2014, anche i DDT “sostitutivi” andranno sottoscritti.

Relativamente a chi riceve (il cessionario) siano i DDT in formato cartaceo che elettronico, potrà essere opportuno raccogliere la prova dell’avvenuta consegna della merce, a fini civilistici, mediante sottoscrizione (firma) del documento di trasporto oppure accordandosi per la trasmissione della notifica elettronica di ricezione merce.
Sia nel caso si richieda la firma a chi riceve che si convenga per la notifica elettronica di ricezione merce queste avranno fine probatorio ove la necessità di provare con certezza la consegna lo richieda.

Skynet/Verteron – accreditamenti

Skynet/Verteron, dall’introduzione della fatturazione elettronica, opera con accreditamenti diretti presso le varie emanazioni dello Stato (non si avvale di terze parti) ad esempio Sdi, Nso, Peppol, Cbi, Conservazione sviluppando strumenti perfettamente integrati su tutta la filiera che supportano a norma di legge il delicato processo di digitalizzazione di farmacie, distribuzione intermedia, tariffatori, studi professionali, holding di farmacie. Gestione e conservazione dei DDT elettronici con Skynet/Verteron non hanno complessità e sono a norma di legge anche grazie al massimo accreditamento Europeo conseguito sulla rete Peppol (Ap/Smp) e declinato in modo da rendere completamente “automatico” l’intero processo gestionale che va dall’attivazione dell’identificativo Peppol alla ricezione del DDT elettronico in piattaforma alla sua eventuale firma digitale fino a chiudere il cerchio con la sua conservazione a norma.

(Il seguente articolo è riportato anche su farmaciavirtuale.it che ringraziamo per la pubblicazione)